一、报名阶段
报名参加中学生学年交流项目需填写《高中生学年交流项目报名表》
二、录取阶段
学生通过选拔正式录取后，学生与家长需要准备各种中、英文的材料，不同交流项目的材料不尽相同，但基本为：
1、学生准备的材料
学生基本信息（作为接待家庭安排的基本文件，包括个人信息、家庭信息、爱好特长、获奖经历、饮食禁忌等）
写给接待家庭的信（介绍自己的家庭生活、兴趣特长、参加项目的动机、对接待国的了解等）
学生相册（用照片配以文字的形式描述家庭、学习和生活的状况。可以用家庭照片表明自己家庭和谐幸福，父母的关系融洽；用与同学们活动的照片表明自己与朋友的关系融洽）
2、家长准备的材料
责任确认书（明确交流项目规定、学生在国外期间旅行规定等）
委托合约（委托接待国交流项目组织或接待家庭执行监护人义务）
3、学校准备的材料
有关科目教师推荐表格，需要教师亲笔签字
成绩单（需要学校盖章并由负责人签字）
4、需要体检医院填写的表格
学生身体状况表
疫苗注射情况
三、签证阶段
学生在正式录取后，即可根据不同接待国签证要求着手准备签证申请材料，各国签证要求不尽相同，但涉及的共同材料如下：
1、学生准备的材料
签证基本信息表（用于填写或核对签证表格）；
签证表（根据不同国家签证要求，填写相关签证表格）。
2、家长准备的材料
家长同意书（同意学生参加交流项目）；
家长年收入证明（由家长双方工作单位出具，中英文，并由单位盖章）。
3、学校准备的材料
学校同意为学生保留一年学籍的证明（中英文，并由学校盖章）。
