当年9-10月
推广：上海教育国际交流协会通过网站和项目学校对中学生学年交流项目进行宣传推广，还根据需要召开学生及家长参加的说明会，帮助学生与家长进一步了解情况。
10－11月
报名：项目学校学生可通过学校集体报名，其它学校学生可直接前来上海教育国际交流协会报名。
11-12月
选拔：不同项目选拔程序略有不同，详情请阅读《中学生学年交流项目选拔程序》。
12月-次年1月
录取：根据不同项目具体要求，参考学生填报的志愿，分别对通过选拔的学生进行录取，并将录取结果通知学校或家长。
次年1月－2月
项目培训：介绍项目背景、宗旨、服务网络等基本情况，解答学生及家长提出的问题；
材料准备：录取学生及家长着手准备材料（包括学生申领因私护照，填写项目正式申请表，根据要求进行体检等）；
签署协议：交纳项目费用。
2-8月
安置：接待国安排接待家庭和学校（由于项目、接待国、学生本人情况的不同，安置妥当的时间先后差异较大）；
签证培训：赴欧洲国家学生签证培训一般于3月进行，赴美国学生签证培训一般于6月进行；
跨文化培训：安排出行事宜，与回国学生见面，获得关于交流生活的第一手的信息与建议。
8－9月
出发：离开上海，开始为期一学年的交流学习生活；
学生参加项目期间，组织不定期的“交流学生家长会”，内容有：交流学生回国后可能面对的新问题、交流学生回国后的规划与发展等；
学生回国后，组织回国交流学生培训，邀请历届回国学生与刚回国学生分享回国初期如何调整心态，更快适应国内生活与学习。
